[物料数据管理]如何缩短采购周期、确保库存积压不严重、降低库存占用成本
2023-03-15 18:04:51
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制造业企业中，物料是贯穿设计、采购、生产、库存、销售等各个环节的，如何缩短采购周期、确保库存积压不严重、降低库存占用成本等常常是物资部采购员、主管头疼的问题。
场景一：“能不能合并啊”
在某个多事业部的生产企业中，两个事业部分别发起了看似同一种物料的采购申请。
两个申请中的物料名称、规格都一样，采购员本想按照一个订单采购，这样库存好控制、订单好处理、采购周期短。
但这两个申请中物料的编码、类别又不同，想要合并处理需要两个事业部的设计人员叫到一起开会确认，下单晚了又耽误生产进度。
到底要不要合并处理？能不能合并处理？采购员非常困惑。
场景二：“能不能从设计端避免买不到的物料啊？”
在某型号研制的主机厂中，有两个型号的产品分别选用了不同年份技术条件的同一种物料。
多年前的产品设计文件中原材料的技术条件属于当年技术标准，即使国家对该物料的技术条件标准进行了迭代，设计文件也很难更改。新设计的文件则会使用最新技术标准。
但采购物料时市面上通常只使用最新技术标准，按照老的标准无法购买原材料。新旧技术条件共存，采购员需要进行新旧转换才能购买，影响采购效率。
场景三：“如何降低采购库存？”“如何精简人员？”“如何缩短采购周期？”
物资部主管面临这样的困扰：
随着公司精益管理推行，降本增效已是供应链部门的核心指标：
1）库存期量不准，最低库存到底定多少合适，到底存在多少重复备料等，已成为解决库存积压的关键问题；
2）由于业务拓展新成立了一个事业部，又需要配备2名采购员、库管员，再招聘？采购员已经四五十个了，还不够，采购订单处理也没有这么大量的工作啊，是不是按照事业部划分采购职能分工不合理？
3）采购不及时也是老大难，除了供应商质量评价以外，如何通过自身物料精细化管理解决物料复用及灵活调拨？
……
解决方案
措施一：统一分类
场景一中，多个事业部提出的采购需求无法合并采购的主要原因是物料分类不统一，其实技术条件、规格等确实是指向了同一种物料。各事业部有自己习惯使用的物料分类体系，物资部为了兼容不同事业部的物料采购需求，将多个事业部的物料分类进行了合并（而没有去重），导致物资目录中同一材料经常出现在不同的分类中。
组织各事业部设计主管、物资部采购主管、质量检验主管、财务主管等重新制定物料分类标准，把多个分类体系合并成了一套，并且按照新分类归集了已有物料对重复物料进行了专题沟通去重/停用，尤其是对各级分类下应该归属哪些物料进行了详细备注说明，以防出现归类错误。
措施二：物料优选
同样地，组织设计部门、采购部门、质量检验部门相关人员，对已有物料进行盘点及合并处理，建立物料优选库，物料优选库中保留最新技术标准物料，减少采购员转换新旧技术标准的工作量。当需要在优选库中新增物料时，需由设计员发起，由目录员、库管员、检验员等同步审核，保证各方人员及时知悉物料优选库最新范围。
措施三：流程优化
首先改变物资管理部按照事业部配备采购员的现状，改为按照统一的物料分类分配管理员的方式，一个人可以对接来自多个事业部的该类物料需求，合并后开展后续采购业务；
其次物资目录的维护当某一个事业部发起时，需要其他各事业部进行审阅会签，完成后方可生效；确保物资目录在各事业部的共用性。
建设成效
通过重新归类、数据结构化、维护流程优化等，将物料数据进行规范化管理，再联合业务部门开展数据清洗，形成各项物料标准库与优选库，有效支撑了设计环节、采购环节、仓储环节、检验环节等的打通与业务开展。
某生产单位，物料数据管理前后对比如下：
近一半数据的整合与清洗，形成了规范了物料优选库，规范了设计人员选用物料，降低了采购人员拆解技术要求信息、映射统一采购码等工作，采购周期缩短近20%，促进了高效的生产节奏。
某研究所，物料数据管理前后对比如下：
近2/3数据的整合与清洗，制定了详细的业务影响分析及转库策略，在途物料沿用、没有在途的直接转库停用、停用后军方问题追溯应对方案等，首批转库完成后，涉及库存占用资金近千万元。
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