科研院所主数据治理 | 供应商or客户？我是往来单位
2021-07-07 19:46:00
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· 从业务层面看，数据资源标准化管理对于推行业财一体化应用，打通业务流程断点，无缝支撑业务运营具有重要意义。
· 从管理层面看，数据资源标准化管理有利于规范管理基础，管理和追溯债权、债务人，有利于内控管理和监督履约。
· 从信息层面看，数据资源标准化管理有利于统一数据模型和管控标准；有利于建立企业级数据中心和高度集成映射关系。
一、业务现状及问题剖析
某研究所专业从事机电成套设备研制。日常工作过程中涉及与众多供应商、客户的贸易往来，在供应商、客户信息管理方面存在如下问题：
问题1：管理职责分散
不同归口部门的主管业务不同，造成外部单位信息分属多部门承担。
现有装备生产类供应商由质量处管理，设备采购类供应商由采购处管理，设备设施类供应商由规划发展处管理，办公用品类、杂品类等供应商由综合管理处管理。特殊品客户由特殊品处管理，普通品客户由普通品处管理。
银行信息不由业务部门管理（特别的是，装备生产类供应商的银行信息由质量处管理，特殊品客户的银行信息由特殊品处管理），财务处补录、管理所有供应商、客户的银行信息。
问题2：管理方式不统一
不同归口部门的管理方式不同：平台系统VS线下表格。
现有装备生产类供应商在质量管理系统中管理，设备采购类、设备设施类供应在综合管理平台中管理，办公用品类、杂品类等供应商在线下EXCEL中管理；特殊品客户在综合管理平台中管理，普通品客户在线下Excel管理。
问题3：信息共享方式低效
业务和管理脱节，各部门管理的供应商或客户信息不直接对其他部门共享，供其部门内部使用。
如：财务处需依赖纸质合同对所有供应商/客户信息的做人工提取，电话确认，然后在财务系统手工录入；其他有使用需求的部门依赖纸质合同复印件进行人工提取，工作效率低下。
问题4：标准不严影响财务业务
规则不一、多头维护，重复情况严重。
以单位名称作为标识来鉴别供应商/客户是否重复，同一家单位既是供应商又是客户，在不同部门的供应商和客户信息中，可能名称并不相同（例如：科技股份公司、科技公司、科技股份有限公司），多头管理的结果一个单位也会出现两个以上的编码。导致同一供应商/客户欠账未收回，又付款给该单位的问题时有发生，呆账坏账风险难以及时发现。
二、主数据治理解决方案
因该研究所供应商、客户信息有交叉、重复；两类信息在数据层面存在大量通用的基础属性（如名称、编码、统一社会信息代码等属性），具备天然的合并条件；且管理和使用两类信息的业务系统也存在交叉，数据的集成接口可共用；所以将供应商和客户信息统一合并“往来单位”，并进行类别划分。往来单位主数据解决方案如下：
图1：“往来单位”主数据示例
图2：“往来单位”主数据建设示意图
1、数据标准
主数据管理平台作为往来单位主数据的源头系统，质量处、采购处、规划发展处、综合管理处、特殊品处、普通品处等部门均作为往来单位主数据的维护部门，原有业务职责不受影响。
将往来单位主数据属性分为“基础信息”和“银行信息”两组，并定义每个属性的质量规范。基础信息包括往来单位编码、单位名称、统一社会信息代码、法定代表人等；银行信息包括开户名称、开户银行、银行账户等。
以统一社会信用代码作为往来单位主数据的唯一标识字段，且要求必填，防止数据的重复录入，保障往来单位主数据唯一。
2、数据清洗
组织相关部门对各板块涉及的7200余条往来单位主数据进行全面清洗，对该研究所全量往来单位主数据进行比对、汇总、批注和整改，梳理出有效往来单位数据6100余条。
3、维护流程
基于主数据管理平台，控制各部门的数据管理权限，分为“编辑”和“查看”。相关业务部门对自己需要维护的往来单位基础信息具有编辑权限，对其它部门维护的往来单位基础信息只有查看权；
提供完善的数据修订机制。质量处、采购处、规划发展处、综合管理处、特殊品处、普通品处等各部门可基于往来单位基础信息，维护银行信息；若后续维护/使用部门发现银行信息错误，可通过线下沟通、线上修订流程审核相结合的方式，进行银行信息修订。
4、集成应用
以主数据管理系统作为往来单位信息（含：基础信息和银行信息）的基础管理平台，以ESB作为数据流通的关键路径，以质量管理系统、综合管理平台、财务系统、仓储管理系统等业务系统作为业务流转的主体平台，打通“科研-采购-财务”的数据集成链路，实现各系统间的数据交换，实现一处录入多处使用，数据更新后进行主动推送，实现数据共享交换。
三、项目实施成果
01、提升数据质量
清洗剔除垃圾数据1100余条，净化了各业务部门及各业务系统数据，助力各部门明晰了现有往来单位情况，提升了往来单位主数据质量。
02、提升工作时效
统一各部门往来单位数据的获取口径，财务处获取往来单位数据耗时从2天降为秒级，提升了数据流通效率，降低财务处工作量及工作难度。
03、规范财务往来
为以往来单位为主体的各类统计分析提供了便利，有效避免了同一往来单位欠账未收回，又付款给该单位的问题发生。
04、规避呆账坏账
通过往来单位主数据治理，助力财务处及时核对各合作单位业务账单，梳理各个项目账款明细，理出可能逾期产生的呆账500余万，收回账款350余万，有效避免了呆账转坏账的发生。
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