物料主数据典型案例 | 以SRM分类为准？物料分类怎么选
2022-09-06 09:23:24
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某企业是知名的能源生产制造企业，涉及能源相关的多个产品及解决方案。随着企业信息化建设不断发展，优化业务效率、提升产品质量、增强业务协同是企业数字化转型的重要任务。
作为最基本、最底层的企业资源，物料在研发、生产、采购、物流等各个业务环节被深度使用。该企业物料目前共分为6大类，包括了生产材料、设备、辅材、备品备件、废旧物资、物流物资，存量约40多万条，其中有效数据约20多万条。
多达一半的“静止”数据是如何产生？又给业务人员带来了什么烦恼？我们听听业务人员是怎么说的。
#业务人员的心声#
研发员：在试验阶段，有些物料迫切需要采购但在物料库里还不存在这个物料时，需要先走物料申请流程（至少花费三天），为了不耽误研发进度，只能用一个以前的物料编码提采购需求，在备注上标注真正需要采购的物料。
编码员：目前我们有7位编码员负责全企业物料的创建，每人每月要创建一千多个编码，几乎所有的工作时间都花在创建与核对编码，无法投入更有价值的工作中。并且编码规则复杂多样，极易出错，比如2020年5月份曾发生过500多个编码创建错误，引发物料大量错采。
采购员：我们接收到的物料采购申请单不一定是实际要采买的，申请单上的备注信息又可能不完整不清晰，此时需要与需求方进行线下沟通，影响采买效率，有时还会存在采购错误的情况。
仓管员：仓储系统自动根据各类物料的编码规则对编码进行截取，根据特定位数信息将物料推选到对应的库位上，当物料编码生成不对时，需要我们根据物料实际情况再次调整库位。
生产员：拿着领料单去库房领取物料时，仓管员根据料号进行查找物料可能会存在库存不足无法领料的情况，有时仓管员会说：“这些物资库房还有但是跟你的料号不同，这种时候我也不敢随意给你也不敢随意领用”，只能重新提交采购申请。
……
调研现状：物料数据在业务流转中的现状
01、以SRM分类为准申请物料，造成归类错误
业务过程中，物料分类包括SRM分类（采购维度的分类）、库存分类、财务分类等；现行的规范中，设计人员需要按照SRM分类开展物料新增及部分物料的采购申请工作，容易出现“分类选错”被审核人员驳回，造成申请周期变长；相关流程如下：
另外，采购人员在等不到新编码的情况下，直接应用现有编码并增加备注描述的方式，造成采购-质检-入库环节的“一码多物”等典型问题，如下表所示；
02、物料属性未结构化，造成物料识别困难
物料属性未结构化，采购及领料环节不能准确识别物料。如下图所示，通过物料描述识别相似物料。
03、缺乏物料停用机制，造成呆滞库存及存货资金占用
各部门对于物料停用规则定义不一致：1）研发部门对库存呆滞10个月以上、并未再提新的采购申请的物料，则可以停用；2）生产及采购部门对18个月内无使用和购买申请的物料，则可停用。由于缺乏统一的物料停用规则，导致无法停用无效物料，造成无效物料长期呆滞，占用大量的存货资金。
解决方案
第一步：物料分类重新定义
以物料自身属性和特点为依据，构建新的物料分类体系，将物料分为大、中、小三级，合并重复的物料分类，避免“其他分类”。同时为降低新的分类体系对现有业务的影响，将原有SRM、仓储、财务分类纳入物料主数据业务属性管理范畴。
第二步：物料属性结构化
依据业务需求对物料的关键信息进行拆分，建立生产材料、设备、辅材、备品备件、废旧物资、物流物资，六大类物料的数据标准，对物料信息进行精细化管理。在主数据平台中，由采购、仓储、财务人员通过流程驱动的方式维护各自的属性。
如：辅材制定的数据标准为：
第三步：建立主数据统一的编码规则
将原有的“大类 2位+中类 2位+小类 2位+流水 5位”的11位编码规则调整为”物料大类 2位+流水码 6位”的8位编码规则。采用大类+流水的方式，还可以避免因物料所属的中类、小类调整后带来的物料编码与实际含义不一致问题。
第四步：确定数据OWNER,建立主数据新增、修订、停用规范
确定每类物料的数据owner，遵照《物料编码申请及维护作业指导书》、《物料分类管理规范》和《物料启停用管理流程》等规范执行，确保数据权责清晰、保障数据质量。某物料创建流程规范如下：
价值凸显
通过主数据标准制定与主数据平台落地，实现了物料快速赋码、一物一码的目标，同时打通了研发、采购、仓储、生产、财务等业务环节，提升了企业采购效率，为企业降本增效、提升整体竞争力奠定了坚实基础。
01 研发环节:所申即所需
每个物料的电码时间缩短3天左右，每年释放至少5名员工的重复性体力劳动，使其为企业创造更多价值。
02 采购环节: 所购即所申
通过规范物料编码与物料描述信息，缩短了采购环节物料识别时间，减少采购错误，提升采购准确率至90%以上，减少成本浪费。
03 领料环节: 所领即所存
执行统一的物料停用机制，有利于消耗呆滞库存，减少库存资金占用约10%，并提高生产领料准确性。
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